福清市物业管理协会供应商管理办法

第一章  总则

第一条 为了整合物业管理行业集中采购力量，实现资源共享、互惠共赢，同时加强协会供应商规范管理，降低会员单位服务成本。确保采购物资的产品质量、价格及服务符合行业要求，提高集中采购工作保障水平，特制定此办法。

第二条 本办法适用于为我市物业管理行业提供产品及配套服务供应商的管理，包括但不限于电梯、消防、保洁、保安、绿化、办公设备、广告印刷、软件科技、服装、培训机构、门禁弱电、安防、人力资源、机电、装修出渣、环卫、物资配送、防水、财税工商代理、停车道闸、工程维修、废旧物品回收、法律咨询、楼宇设备、家政服务、养老服务、家电清洗等。

第二章 供应商管理机构及职责

第三条 供应商管理领导小组成员由会长办公会成员组成。供应商管理领导小组组长由协会会长担任;

第四条 协会供应商管理领导小组主要职责是负责制订和完善协会供应商管理制度，指导及监督协会供应商管理活动。

第五条 协会供应商管理领导小组下设供应商管理办公室，供应商管理办公室常设在协会秘书处,负责协会供应商管理及日常工作，具体职责如下:

(一)负责拟定供应商管理的各项制度及相关流程，根据本制度实施协会内外部供应商管理;

(二)负责协会供应商日常管理工作;负责供应商企业资质、综合实力评价、产品相关资料收集等;负责制定供应商场验计划并组织对供应商进行现场调研及评价;

(三)负责制订协会供应商评价标准并持续开发新的供应商，组织采购、技术、检验等相关人员进行供应商初步评审，形成评审意见上报供应商管理领导小组，以确定是否能列入合格供应商范围;

(四)负责收集会员单位对供应商产品、服务水平反馈情况，定期组织相关单位对供应商进行动态评价并定期上报供应商管理领导小组;

(五)负责管理供应商登记工作，负责供应商名录制作及更新;对于新引进的合格供应商补充到供应商名录中，对于被撤消资格的供应商及时清理出供应商名录，并建立不合格供应商档案;

(六)负责对供应商供货及时情况、合同履约情况、供货周期、价格等进行信息采集及评价，建立供应商诚信数据库;

第六条 供应商管理评价部门遵循公开、公平、公正，严格按照择优和诚实信用的原则对供应商进行评价。

第三章 新供应商引进流程

第七条 新供应商选择:质量符合需求、采购成本低、供货周期满足要求、服务水平好，合作风险可控，可以拓宽协会现有供应渠道，可持续长期合作。

第八条 评估新供应商:对新供应商进行走访调查，主要内容为供应商企业规模、办公环境、供应商内部组织与管理、是否具有健全的企业体制、产品质量控制、环境保护、健康安全、社会责任等方面的规范管理;

第九条 新供应商征集程序

(一)供应商自愿申报，且有至少两家会员单位书面推荐:

(二)供应商管理办公室对供应商进行入库资格审查;

(三)供应商管理办公室对申报的供应商进行实地考察;

(四)择优选定供应商;

(五)与选定供应商(单位)签定合作协议;

(六)纳入协会供应商并向会员单位进行推荐。

第十条 新增供应商登记:收集供应商企业营业执照、相关资质证书复印件、公司简介及业绩介绍(公司亮点介绍)、合作方案(含合作价格、服务方式、维修内容及报价、服务承诺等)、会员单位书面推荐书等相关书面资料，同时进行综合评价，择优选择供应商列入供应商名录。

第四章 优秀供应商评价流程

第十一条 除新开发供应商引进时的评价外，协会秘书处对列入供应商名录中的供应商每年组织一次评价，汇总相关单位的评价意见，报协会供应商管理领导小组确定优秀供应商名单，并对表现优秀的供应商进行授牌奖励。

第五章  供应商的退出

第十二条 供应商有下列情形之一的，协会供应商管理办公室应提出申请清退该供应商。

(一)供应商由于质量、价格和服务响应等因素不能满足会员单位需求的。

(二)供应商主动申请退出的。

(三)供应商在经营过程中违反国家相关法律法规的。

(四)在纳入协会供应商后不能履行相关职责与义务的。

(五)供应商被剔除出供应商库后，12月内不得申请重新入库。

第十三条 供应商剔除流程由理事会和秘书长统一审核供应商剔除申请，报供应商管理领导小组审核并由组长审批后，协会秘书处向供应商统一发布供应商剔除通告，将供应商列为不合格供应商，协会不再与该供应商进行合作。

第十四条 被剔除的供应商如要重新进入协会合格供应商名录，按新供应商引进流程进行。

第六章 其它

第十五条 本办法自2023年7月12日福清市物业管理协会第一届第十三次全体理事会审议通过之日起执行，由协会理事会负责解释。